KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH KONTRAHENTÓW ORAZ OSOB WYZNACZONYCH DO KONTAKTU / REPREZENTACJI KONTRAHENTA
Zgodnie z wymogami określonymi w art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej „RODO”), pragniemy poinformować o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych przez naszą Fundację.
- Administrator Danych Osobowych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak i w jakich celach przetwarzane są Państwa dane osobowe, jest Fundacja Aktywności Zawodowej z siedzibą w Gdańsku, adres: ul. Romana Dmowskiego 12/3.12, 80-264 Gdańsk, zarejestrowana w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SPZOZ, a także w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000314083, NIP: 5833055418, REGON: 220679576.
Z Administratorem można skontaktować się pisemnie na adres siedziby, mailowo pod adresem: biuro@faz.org.pl lub telefonicznie pod numerami: 736 858 551 / 730 840 050.
- Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w następujących celach: Podjęcie działań przed zawarciem umowy (np. obsługa zapytań ofertowych) oraz zawarcie i realizacja umowy pomiędzy Fundacją a Kontrahentem. Podstawa prawna: (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Bieżący kontakt w sprawach związanych z realizacją umowy, w tym wymiana korespondencji. Podstawa prawna: (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wypełnienie obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, Podstawa prawna: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Ewentualne ustalenie, dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Weryfikacja kontrahentów i rozliczanie projektów dofinansowanych ze środków publicznych Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prawidłowym wywiązaniu się z umów o dofinansowanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz realizacja obowiązków prawnych w obszarze dysponowania środkami publicznymi (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
- Komu udostępniamy Państwa dane? (Odbiorcy danych)
Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, z którymi współpracujemy, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Fundacji i realizacji zawartej umowy. Będą to w szczególności: zewnętrzni dostawcy usług księgowych, prawnych i doradczych, dostawcy systemów informatycznych i usług hostingowych poczty elektronicznej, operatorzy pocztowi i firmy kurierskie, banki realizujące płatności, instytucje publiczne i organy kontrolujące (np. PFRON, Urząd Skarbowy, instytucje wdrażające fundusze Unii Europejskiej), o ile obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa lub podpisanych przez Fundację umów o dofinansowanie projektów.
- Czy dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy?
Zasadniczo Fundacja nie przekazuje Państwa danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
- Jak długo będziemy przechowywać dane? (Okres retencji)
Państwa dane osobowe będziemy przechowywać: przez cały okres negocjacji oraz czas obowiązywania i realizacji umowy, po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości (z reguły przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku), w celach związanych z dochodzeniem roszczeń lub obroną przed nimi – do momentu przedawnienia tych roszczeń zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, w przypadku, gdy umowa z Kontrahentem jest realizowana w ramach projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych (np. UE, PFRON), okres przechowywania dokumentów umowy i faktur może ulec znacznemu wydłużeniu na podstawie wymogów instytucji dotującej (np. do 5 lub 10 lat od zakończenia projektu).
- Jakie prawa Państwu przysługują?
Na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu: Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii, Prawo do sprostowania (poprawienia) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne, Prawo do usunięcia danych (jeżeli nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania), Prawo do ograniczenia przetwarzania, Prawo do przenoszenia danych (w odniesieniu do danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy, której stroną jest osoba fizyczna), Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.
W celu skorzystania z wyżej wymienionych praw należy skontaktować się z Fundacją lub z naszym Inspektorem Ochrony Danych.
- Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli uznają Państwo, że sposób, w jaki przetwarzamy dane, narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
- Informacja o dobrowolności / wymogu podania danych
Podanie danych w celu zawarcia umowy jest w pełni dobrowolne, ale zarazem niezbędne do jej zawarcia i realizacji. Bez podania danych identyfikacyjnych i rachunkowych zawarcie współpracy jest niemożliwe.
Państwa dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.