ABC pracodawcy
Jesteś pracodawcą i chcesz uzyskać dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego?
Upewnij się, że spełniasz poniższe warunki:
1. Zatrudniasz osobę niepełnosprawną zgodnie z przepisami prawa pracy.
Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Dofinansowanie nie przysługuje na osoby, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne (o dzieło, umowa zlecenia). Dofinansowanie nie przysługuje również na pracownika, który ma ustalone prawo do emerytury i został zaliczony do umiarkowanego lub lekkiego stopnia niepełnosprawności.
Pamiętaj — żeby ubiegać się o dofinansowanie w przypadku zatrudnienia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, musisz zatrudniać co najmniej 6 % osób niepełnosprawnych. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych liczony jest w następujący sposób:
liczba etatów osób niepełnosprawnych/ liczba etatów ogółem X 100
2. Posiadasz odpowiednią dokumentację
Jako pracodawca, powinieneś dysponować odpowiednim dokumentem potwierdzającym status pracownika jako osoby niepełnosprawnej od pierwszego dnia zatrudnienia. Jest to kluczowe dla prawidłowego procesu zatrudnienia i zapewnienia odpowiednich warunków pracy. Dokument ten powinien być w Twoim posiadaniu w dniu podpisania umowy lub w dniu rozpoczęcia pracy, jeśli data ta różni się od daty podpisania umowy. Ważne jest, aby pamiętać, że nie musi to być koniecznie orzeczenie, o którym mowa w ustawie o rehabilitacji. Wystarczy jakikolwiek dokument poświadczający, że byłeś świadomy zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością. Akceptowalne formy dokumentacji obejmują:
- Orzeczenie, o którym mowa w ustawie o rehabilitacji
- Decyzję o przyznaniu renty
- Orzeczenie niepotwierdzające niepełnosprawności w rozumieniu ustawy o rehabilitacji (np. orzeczenie rolnicze KRUS lub resortowe MON, MSWiA)
- Orzeczenie wydane na podstawie prawa innych państw
- Oświadczenie pracownika o posiadaniu statusu osoby niepełnosprawnej
- Twoje własne oświadczenie, jeśli niepełnosprawność zatrudnianej osoby jest widoczna (np. osoba korzystająca z wózka inwalidzkiego)
Warto zaznaczyć, że istnieje wyjątek od tej reguły. Jeśli pracownik nabył niepełnosprawność w trakcie zatrudnienia u Ciebie, nie jest wymagane posiadanie dokumentu od pierwszego dnia zatrudnienia.
3. Wykazujesz efekt zachęty
Jednym z warunków, jakie musisz spełnić – jako podmiot wnioskujący o pomoc publiczną w postaci dofinansowania do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego – jest wykazanie efektu zachęty w związku z zatrudnieniem tego pracownika. Efekt zachęty ustalasz jednokrotnie na moment podjęcia pracy przez osobę z niepełnosprawnością. Efekt zachęty trwa do momentu rozwiązania stosunku pracy bądź utraty przez pracownika statusu osoby niepełnosprawnej. W świetle wyjaśnień Biura Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych efekt zachęty istnieje, gdy:
- w momencie zatrudniania pracownika wiesz o jego niepełnosprawności;
- w miesiącu zatrudnienia pracownika z niepełnosprawnością wykazałeś efekt zachęty metodą ilościową lub metodą jakościową;
- dofinansowanie jest pomocą konieczną, a więc bez możliwości uzyskania dofinansowania nie prowadziłbyś wspieranego działania (zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością) i w związku z tym wniosek o dofinansowanie pracodawca złożył w pierwszym możliwym momencie po spełnieniu wszystkich warunków, określonych przepisami prawa do otrzymania dofinansowania.
4. Przestrzegasz terminów wypłat
Pracodawca zatrudniający osoby niepełnosprawne musi pamiętać o terminowym wypłacaniu wszystkich elementów kosztów płacy. Dopuszczalne jest uchybienie terminu nieprzekraczające 14 dni. Wyjątek stanowią składki ZUS, gdzie dopuszczalna jest dopłata z uchybieniem terminu powyżej 14 dni, o ile nie przekroczy ona 2% należnych składek za dany okres sprawozdawczy. Terminy ponoszenia poszczególnych kosztów płacy regulują odrębne przepisy:
Wynagrodzenie: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
Składki na ubezpieczenia społeczne: ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
Zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconych wynagrodzeń: ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Uwaga: Od kwietnia 2023 roku w wynagrodzeniu brutto należy uwzględnić również koszty pracy zdalnej. Dotyczy to ekwiwalentu lub ryczałtu wypłacanego pracownikowi niepełnosprawnemu w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Pamiętaj, że przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania kosztów zatrudnienia osób niepełnosprawnych.
5. Wypłacasz pensje pracownika niepełnosprawnego ze środków innych niż publiczne
Wypłata wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego powinna co do zasady pochodzić ze środków innych niż publiczne. Jest to kluczowy wymóg, który pracodawcy muszą spełnić w kontekście zatrudniania osób z niepełnosprawnościami. Jednakże, istnieje istotny wyjątek od tej reguły. Możesz sfinansować wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego ze środków publicznych w dwóch konkretnych przypadkach:
- Gdy środki pochodzą z prowadzonej przez ciebie działalności gospodarczej.
- Gdy wykorzystujesz dochody publiczne, o których szczegółowo mowa w art. 26b ust. 8 ustawy o rehabilitacji.
Te wyjątki pozwalają na większą elastyczność w zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa, jednocześnie zapewniając zgodność z przepisami dotyczącymi zatrudniania osób niepełnosprawnych.
6. Przestrzegasz zasad wypłaty wynagrodzenia
Jako pracodawca, masz obowiązek wypłacać wynagrodzenie pracownika w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Wypłata powinna być dokonywana na rachunek bankowy pracownika lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Alternatywnie, możesz przekazać wynagrodzenie na adres zamieszkania pracownika, korzystając z usług osób prawnych zajmujących się doręczaniem pieniędzy. Należy zwrócić szczególną uwagę na przypadek pracowników z niepełnosprawnością. W ich przypadku obowiązują dodatkowe restrykcje – wynagrodzenie, w tym ekwiwalent lub ryczałt związany z pracą zdalną, nie może być wypłacane w gotówce. Ta zasada ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa finansowego i ochronę interesów pracowników z niepełnosprawnością. Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla utrzymania zgodności z prawem pracy i zapewnienia pracownikom odpowiedniego dostępu do ich wynagrodzenia.
7. Nie masz zaległości wobec PFRONu na więcej niż 100 zł.
Jeżeli pracodawca posiada zaległości w zobowiązaniach wobec Funduszu przekraczające ogółem kwotę 100 złotych, Prezes Zarządu Funduszu wydaje decyzję o wstrzymaniu miesięcznego dofinansowania do czasu uregulowania zaległości przez pracodawcę. Decyzja podlega wykonaniu z dniem wydania. W przypadku nieuregulowania przez pracodawcę zaległości wobec Funduszu do dnia 31 stycznia roku następującego po roku, za który pracodawcy przysługuje miesięczne dofinansowanie, Prezes Zarządu Funduszu wydaje decyzję o odmowie wypłaty miesięcznego dofinansowania za okres wskazany w decyzji o wstrzymaniu dofinansowania.

Indywidualne doradztwo
Oferujemy kompleksowe wsparcie w zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami, w tym: analizę potrzeb przedsiębiorstwa, doradztwo prawne i formalne, szkolenia dla kadry, wsparcie w rekrutacji oraz adaptację stanowisk pracy.
Nasze działania pomagają w tworzeniu inkluzywnego środowiska pracy, co przyczynia się do wzrostu efektywności i innowacyjności firmy. Dzięki współpracy
z nami, przedsiębiorcy mogą spełniać wymogi prawne, korzystać z dostępnych ulg
i dofinansowań oraz zyskać lojalnych i zmotywowanych pracowników.
Skontaktuj się z nami
Gdańsk
al. Grunwaldzka 103 lok. 2.01, 80-244 Gdańsk